Kopie ID mag niet meer!

id-opslaan-mag-niet-meer

De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) is van kracht sinds 2001. In 2015 hebben de Eerste en Tweede kamer de Wet meldplicht datalekken en de uitbreiding bestuurlijke boetebevoegdheid College bescherming persoonsgegevens (nu Autoriteit Persoonsgegevens)aangenomen. De WBP verbiedt het maken van kopieën van ID-bewijzen van werknemers van onderaannemer, maar tot 2016 stonden hier geen sancties op. Sinds 1 januari 2016 is het boetebeleid op grond van de WBP gewijzigd. De boete op het onterecht vragen naar of het verstrekken van een kopie van een ID-bewijs kan oplopen tot € 810.000,- of 10% van de jaaromzet.

Hoofdregel
Uitgangspunt van de Wet bescherming persoonsgegevens is het beperken van het gebruik of het verzamelen en dergelijke van persoonsgegevens. Meestal is het genoeg als mensen hun identiteitskaart, laten zien. Dit wordt ook wel ‘legitimeren’ of  ‘identificeren’ genoemd.
Wat is verder toegestaan:
■ Gegevens van het ID-bewijs overnemen (niet kopiëren of scannen) is in bepaalde gevallen toegestaan. U kunt hierbij denken aan toegangscontroles en/of bezoekregistratie. Hierbij is toegestaan om een beperkt aantal gegevens vast te leggen, zoals de naam van de persoon die het terrein/gebouw wil betreden.
■ Overschrijven mag: de aannemer of inlener die iemand inleent, moet bij de belastingdienst de identiteit van de werknemer kunnen aantonen. Daartoe moet de inlener het originele identiteitsbewijs controleren (zonder te kopiëren of scannen). Vervolgens moet hij hiervan een aantal persoonsgegevens overschrijven, waaronder het BSN, de NAW-gegevens en geboortedatum. LET OP: de uitlener mag het BSN van zijn werknemer niet verstrekken aan de aannemer of inlener.

Nederlandse ZZP-ers
Sinds 1 mei 2016 mag u van de door u zelf ingehuurde Nederlandse ZZP-ers ook geen paspoort of ID-bewijs meer in uw eigen admninistratie opnemen. Ook doorgeven aan de (hoofd)aannemer is dus uit den boze. Indien onderaannemers van u zelf weer ZZP-ers als onderaannemer inhuren, mogen zij ook geen kopieën aan u verstrekken.

Nederlandse werknemer in loondienst
Van Nederlandse werknemers mag u (formeel) geen kopieën van paspoorten aan derden verstrekken of van onderaannemers met personeel ontvangen/opvragen. Dit geldt ook voor werknemers die via een uitzendbureau- en/of detacheringsbureau voor u werken. Voor de werknemers die bij u in loondienst zijn, dient u wel een kopie van het paspoort of ID-bewijs in uw administratie te hebben.

Buitenlandse werknemers en ZZP-ers
Van buitenlandse werknemers en ZZP-ers bent u verplicht om zelf een kopie van het paspoort in uw administratie te hebben en deze ook bij uw onderaannemers op te vragen, indien zij die niet zelf verstrekken. U moet deze ook doorgeven aan uw (hoofd)aannemer.

Comments are closed.